Responsable administratif / administrative (H/F)

Description du poste :

POSITIONNEMENT
Placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général des Services et la responsabilité fonctionnelle du directeur (H/F) de l'IAE, le responsable administratif (H/F) assure le pilotage administratif de l'institut (ressources humaines, partenariats, démarche qualité, communication, gestion financière.) dans la lignée des orientations stratégiques de l'IAE, tout en veillant à la mise en ?uvre des procédures et réglementations de l'Université.

MISSIONS & ACTIVITES

Piloter l'équipe administrative de l'institut
En lien étroit avec le directeur de l'IAE, le Responsable administratif (H/F) assure le pilotage, l'encadrement, l'organisation et la coordination des personnels et services administratifs de la composante. Il supervise les personnels administratifs des structures de recherche rattachées à la composante.
L'équipe administrative de l'IAE, composée 22 personnes, est structurée par pôles/cellules transversaux : le pôle de 'gestion de scolarité' coordonné par une responsable de scolarité ; le pôle 'accueil & communication', le pôle 'insertion professionnelle', le pôle 'gestion internationale', la cellule 'gestion financière' et la cellule 'qualité & RSE'. Ces pôles et cellules sont des appuis aux activités pédagogiques de l'équipe enseignante et plus globalement aux activités et projets de développement de l'institut.
Ainsi, le responsable administratif (H/F) sera en charge de :
- Organiser et répartir les activités des personnels administratifs en cohérence avec les objectifs et les besoins de l'IAE ; le cas échéant, accompagner les changements d'organisation ;
- Encadrer et animer l'équipe administrative en lien avec la direction et les chargés de mission de l'IAE ;
- Anticiper, préparer et participer au processus de recrutement des agents administratifs ;
- Suivre les carrières, les services et les congés des personnels administratifs de l'IAE ; réaliser les entretiens professionnels ;
- Veiller à l'application au sein de la composante de la politique de l'établissement en matière d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail ;
- Gérer les conflits et les dossiers litigieux avec le concours de la direction des affaires juridiques et des ressources humaines.

Coordonner la mise en ?uvre des orientations stratégiques de l'institut
Rompu à la conduite de projet et à l'accompagnement du changement, le responsable administratif (H/F) participe au développement de l'institut. Force de proposition, il pilote, coordonne et anime les différents projets de déploiement des orientations stratégiques de l'IAE en veillant à leur adéquation avec la politique et les procédures de l'Université Jean Monnet.
Dans cette perspective, le responsable administratif (H/F) travaille en étroite collaboration avec de nombreux services de l'Université : en particulier, la Direction Générale des Services (DGS), la Direction de la Formation et de l'Insertion Professionnelle (DFIP), la Direction des Ressources Humaines (DRH), la Direction des Services Financiers (DSF), la Direction de l'aide au Pilotage, de l'Audit Interne et de la Qualité (DPAIQ), la Direction des Affaires Juridiques et Statutaires (DAJS), la Direction du Patrimoine, la Direction de l'International, etc.
Sur ce volet, le responsable administratif (H/F) sera en charge de :
- Accompagner la direction de l'institut dans la définition et le déploiement de la stratégie de l'IAE, notamment au travers de l'animation des équipes administratives et du développement d'outils de pilotage ;
- Organiser et animer la vie institutionnelle de l'institut, en lien avec la direction de l'IAE : élections et réunions des conseils, participation aux instances de l'Université, contribution à la production de réponses à appels à projets, etc.

Horaires : 38H Autre

Profil recherché :

Compétences

• Fiscalité - Souhaité
• Élaborer, suivre et piloter un budget - Souhaité
• Superviser les procédures de gestion financière - Souhaité

Qualités professionnelles