Description du poste :
CV actualisé + Lettre de motivation obligatoire à envoyer avant le 03/10/2024
Profil secrétaire médicosociale souhaité en priorité
Le contrat pourra être évolutif
Cadre d'intervention :
L'Association AJIR a pour mission de proposer à chaque personne en difficulté un accompagnement individualisé, adapté à son âge et à ses besoins, afin de favoriser son insertion, son autonomie et son épanouissement. Elle accompagne sur le Pôle Adultes, environ 170 personnes en difficultés sociales économiques et juridiques, 1500 personnes sur le service judiciaire, et sur le Pôle Jeunesse, 182 jeunes confiés au titre de la protection de l'enfance.
Vous trouverez l'ensemble de ces établissements et services sur le site internet de d'AJIR : https://www.ajir-aquitaine.org/
La MECS accompagne au quotidien des adolescents et jeunes adultes confiés par l'aide sociale à l'enfance (ASE) sur décision judiciaire ou administrative, ou par Ordonnance 45 (PJJ) sur des unités en hébergement collectif ou individuel selon les besoins du jeune.
Missions :
Sous l'autorité hiérarchique de la directrice de l'établissement et en lien avec les chefs de service de l'établissement, il/elle assite l'équipe de direction dans la gestion de l'organisation de l'établissement au quotidien, gère l'ensemble des tâches administratives et de suivi du personnel. Il/elle intervient en complément du temps de travail d'une collègue à temps partiel pour départ en retraite progressive. Ce poste est susceptible d'évoluer sur un temps plein lors du départ effectif en retraite de la secrétaire administrative actuellement en poste.
- Gestion administrative :
- Accueillir, informer toute personne (Accueil téléphonique, accueil physique)
- Gestion du courrier physique et numérique de l'établissement
- Rédaction de courriers, comptes rendus, rapports.
- Saisie et suivi des statistiques relatives à l'activité réalisée, et aux demandes des autorités de contrôle
- Gestion administrative des RH :
- Etablir les contrats à partir du logiciel GRH
- Suivi des plannings sur le logiciel de gestion des temps en lien avec les chefs de service
- Suivi et gestion des arrêts maladie et des accidents du travail
- Suivi des variables de paye en lien avec le siège de l'association
- Gestion des dossiers du personnel enseignant détaché par l'éducation nationale
- Gestion administrative des dossiers des jeunes accompagnés :
- Suivi des demandes d'admission
- Création et suivi des dossiers administratifs des jeunes accompagnés
- Suivi, frappe et transmission des bulletins scolaire aux jeunes, familles et partenaires
- Transmission des éléments de facturation, au siège
- Suivi facturation prix de journée
- Suivi des prise en charge des jeunes (CD + PJJ)
- Démarche qualité :
- Suivi de la documentation
- Participation aux différentes évaluations de l'institution
- Suivi du plan d'amélioration de la qualité
- Tâches logistiques et travaux
- Suivi des dossier assurance, contact entreprises, suivi des demandes de travaux, demande de devis, relations partenaires, traitement des dysfonctionnements matériels
- Inventaires divers
Profil recherché et Compétences requises :
- Titulaire à minima d'un diplôme de niveau IV (Bac.)
- Capacités avérées de travail en autonomie et de reporting
- Rigueur, organisation et disponibilité,
- Sens de la discrétion
- Aisance relationnelle
- Appétence à travailler dans un établissement pour adolescents et jeunes adultes en difficultés
Conditions :
- Contrat à Durée déterminée à temps partiel (0.4 ETP)
- Convention Collective Nationale du 15 mars 1966
- Classification du poste : Technicien qualifié (H/F), sous réserve des exigences conventionnelles,
- Rémunération selon le profil du candidat et les exigences conventionnelles,
- Types d'horaires : externat (horaires réguliers du lundi au vendredi)
Horaires : temps partiel Autre
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Selon convention 66 et ancienneté